Sebelum mengajukan sertifikasi ISO, perusahaan perlu memastikan beberapa syarat dasar terpenuhi. Persyaratan ini bukan sekadar formalitas administratif. Tanpa persiapan yang memadai, audit Tahap 1 kemungkinan besar akan menghasilkan banyak temuan yang memperlambat proses.
Legalitas dan kelembagaan
Perusahaan harus memiliki badan hukum yang sah (mis. PT, CV) beserta izin usaha yang relevan dengan bidang operasinya. Dokumen legalitas ini menjadi acuan ruang lingkup sertifikasi yang akan tercantum di sertifikat.
Sistem manajemen yang sudah berjalan
Standar ISO mensyaratkan sistem manajemen sudah diimplementasikan, bukan sekadar didokumentasikan di atas kertas. Umumnya lembaga sertifikasi meminta bukti implementasi selama minimal beberapa bulan, termasuk rekaman audit internal dan tinjauan manajemen, sebelum audit Tahap 1 dijadwalkan.
Dokumentasi wajib
Beberapa dokumen yang umumnya diminta:
- Kebijakan dan sasaran mutu (atau K3/lingkungan, sesuai standar yang dituju).
- Prosedur dan instruksi kerja untuk proses inti.
- Rekaman audit internal dan tinjauan manajemen.
- Daftar identifikasi risiko dan peluang.
Penunjukan wakil manajemen
Perusahaan perlu menunjuk penanggung jawab (management representative) yang menjadi kontak utama selama proses audit dan memastikan tindak lanjut atas temuan ketidaksesuaian.
Syarat tambahan sesuai standar yang dituju
Di luar syarat dasar di atas, tiap standar ISO punya penekanan dokumen dan bukti implementasi yang berbeda.
ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu) – selain dokumen dasar, perusahaan perlu menunjukkan bukti pengendalian proses inti (produksi atau layanan), rekaman penanganan keluhan pelanggan, dan hasil evaluasi kepuasan pelanggan.
ISO 27001 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi) – perusahaan perlu menyiapkan hasil penilaian risiko keamanan informasi, Statement of Applicability (SoA) yang mencantumkan kontrol Annex A yang diterapkan, serta bukti kontrol akses dan penanganan insiden keamanan.
ISO 37001 (Sistem Manajemen Anti Penyuapan) – perusahaan perlu menyiapkan kebijakan anti-penyuapan, hasil penilaian risiko suap, prosedur due diligence terhadap mitra/pihak ketiga, dan penunjukan fungsi kepatuhan (compliance function) yang independen.
Setelah syarat dasar ini terpenuhi, langkah berikutnya adalah memahami tahapan audit sertifikasi secara lebih rinci.
